Cómo crear un presupuesto para un cliente

Presupuesto es un concepto que oímos a diario en nuestro lugar de trabajo, pero… ¿Sabemos qué es realmente un presupuesto? ¿Cómo hacer un presupuesto?… A continuación respondemos a las principales preguntas sobre esta cuestión. 

Qué es un presupuesto 

El concepto presupuesto hace referencia a la cantidad de dinero que se estima que será necesaria para la realización y consecución de un proyecto o una actividad durante un lapso de tiempo determinado, ya sea a nivel interno en nuestra organización o a un cliente.  

Por lo tanto, el diseño y seguimiento de un presupuesto marcará la hoja de ruta del plan, el cual integrará y coordinará todas las acciones que realizarán los correspondientes equipos, áreas y departamentos para acometer los objetivos prestablecidos.  

Esto resulta de especial utilidad, ya que facilita el seguimiento del proyecto y/o la actividad que enmarca dicho presupuesto, facilitando así la detección y subsanación de posibles desviaciones, ya que algunos presupuestos pueden comprender un periodo de tiempo casi instantáneo al realizarse la venta al cliente, o por lo contrario otros pueden tener un afectación continuada en el tiempo.  

Por ejemplo no es lo mismo el presupuesto de la venta de un producto concreto,  al presupuesto de la prestación de un servicio de mantenimiento durante un año. Cuanto más tiempo perdure y cuantas más variables tenga asociadas el presupuesto más posibilidades habrá de incurrir en desviaciones, por lo que estas se deberán tener en cuenta para salvaguardar la rentabilidad de la operación. 

Qué datos obligatorios debe contener un presupuesto 

Cuando presentamos un presupuesto a un cliente o a un potencial cliente, debemos asegurarnos que de que sea entendible y cuente con la información necesaria para que dicho presupuesto sea aceptado y posteriormente se formalice en un contrato con plena validez legal.  

A continuación veamos cuales son los elementos indispensables que debes incluir en tu presupuesto:  

  • Nuestros Datos fiscales además de toda la información relativa a la forma de contacto 
  • Los datos fiscales y de contacto del cliente o el potencial cliente. 
  • Fecha en la que se emite el presupuesto y periodo de validez del mismo 
  • Fecha de ejecución y finalización de cada fase del proyecto o de la venta. La inclusión de los detalles temporales son especialmente importantes para poder hacer el seguimiento del presupuesto tanto internamente como el propio cliente.  
  • En cuanto a los precios, hay que detallar uno por uno los precios de cada producto usado o cada servicio realizado.  
  • Precio final y detalle tributario. Aquí debes especificar si el presupuesto de tu producto o servicios es sin IVA o no.  
  • Método y condiciones de pago. 

Qué datos opcionales se pueden poner en un presupuesto

Como hemos visto existen una serie de campos obligatorios que no pueden faltar en la generación de un presupuesto. No obstante no debemos olvidar una máxima a la hora de elaborar un presupuesto: debe ser sencillo y proporcionar el nivel de detalle suficiente para que nuestro cliente o potencial cliente tenga toda la información sobre los productos y servicios que le hemos ofrecido, para que el precio que ofrecemos sea respaldado por todo el valor ofrecido.  

Por ello, toda la información de valor que podamos proporcionar hará que el presupuesto sea más completo y atractivo para el cliente, transmitiendo mayor confianza.  

Entre esta información adicional destaca: la inclusión todas las cláusulas y condiciones legales necesarias para clarificar el objeto del contrato; el desglose de todos los conceptos que se atribuyen a la prestación del servicio y/o entrega del producto; el detalle de los tiempos, cambios, ejecución y garantía, etc.   

Pasos para crear un presupuesto 

Existen muchas maneras y herramientas para realizar un buen presupuesto para nuestros clientes o potenciales clientes, ya sea a través de un programa para hacer presupuestos, una página para crear presupuestos o simplemente crear un presupuesto vía excel, hay una serie de premisas clave a considerar: 

  • Definición del alcance del proyecto. Este primer paso es especialmente importante porque condicionará el devenir del proyecto, ya que no solo cuenta la imputación de recursos sino también diseñar con precisión cada una de las tareas asociadas, priorizándolas y estableciendo los límites de todo el proyecto. 
  • Determinación y previsión de los costes. Tanto ya sean costes fijos como costes variables, debemos realizar una previsión detallada para asegurar la rentabilidad de la operación. En muchas ocasiones sobre todo cuando se trata de un presupuesto relativo a la prestación de servicios, debes poner especial atención al tiempo. Considerar las horas que dedicarás a la realización de determinadas tareas, además de determinar el coste de las mismas puede ser la diferencia entre un proyecto rentable y otro que no. 
  • Protégete de las desviaciones. No dejes de considerar variables que tengan un impacto directo sobre el presupuesto a presentar, factores como el plazo de entrega. las garantías, soportes exigidos como así posibles variaciones en tus costes (materias primas, logística, etc.), deben ser tenidas en cuenta. 
  • Realiza un seguimiento e incluye en tu previsión un escenario post venta. Si bien es cierto que la entrega de un presupuesto es el primer paso hacia la facturación, también debemos tener en cuenta que desde primer instante ya estamos trabajando en la fidelización del cliente, un cliente satisfecho muy probablemente repetirá, por ese motivo la atención al cliente es muy importante, y también debe ser tenida en cuenta como coste y consecuentemente parte del servicio/entrega de producto. 
  • Asegura el margen. Una vez tenidos en cuenta los costes directos y estimados los indirectos aplica una margen que asegure tu rentabilidad,  

¿Plantilla o diseño propio? 

Que es mejor… ¿Crear presupuesto vía plantilla? o ¿Crear un presupuesto desde cero? Si bien es cierto que depende el tipo de negocio la elaboración es más sencilla ya que únicamente existen las variables de volumen (nº ítems, descuento por volumen, etc.) frente a las empresas que cada venta es prácticamente un proyecto llave en mano para el cliente, existe una máxima que ya se aplica ya a todos los ámbitos empresariales.  

Esta máxima es  la búsqueda de la eficiencia en los procesos. Y en eso la transformación digital es una aliada, un generador de presupuestos en la nube, no solo facilita la elaboración y cálculo de presupuestos si no que realizando el diseño previo de los mismos y parametrizando las variables a tener en cuenta, puede cuasi automatizar el proceso.   

Un software o aplicación para crear presupuestos online puede ayudarte no solo a gestionar presupuestos, facturas y la contabilidad del negocio. También a  aportar agilidad a tu departamento comercial u oficina técnica a la hora de generar ofertas y así agilizar el desarrollo de negocio.  

Por lo que podríamos concluir que ya sea una plantilla predefinida o una propia, la apuesta debe centrarse en la opción que nos aporte mayor eficiencia. 

Conclusiones

La ágil y correcta elaboración de presupuestos para los clientes resulta capital para el porvenir de nuestra organización, ya sea una asesoría o una empresa manufacturera, no solo es el primer paso hacia la venta, sino que permite a las empresas administrar adecuadamente sus ingresos y gastos en el día a día de la actividad empresarial.  

Por ese motivo y dada la importancia e impacto de los presupuestos que generamos, vale la pena poner el foco en la optimización de dicho proceso para que se realicen de la manera más eficientemente posible, y como hemos visto la digitalización nos puede ser de gran ayuda.  

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