Transformar los datos analizados en decisiones estratégicas que resulten en planes exitosos es uno de los objetivos principales de toda compañía, y no sería posible sin el BI (Business Intelligence) o inteligencia empresarial o de negocios.  

La definición de inteligencia empresarial esconde una serie de pasos complejos, a raíz de los cuales se elaboran las bases necesarias para respaldar la toma de decisiones de una empresa, de forma visual e intuitiva. Así pues, ¿qué es el BI (Business Intelligence)? ¿Y cómo funciona la inteligencia empresarial? 

¿Qué es la inteligencia empresarial?

La inteligencia empresarial, inteligencia de negocios, inteligencia comercial o BI hace referencia al cúmulo de estrategias, aplicaciones, tecnologías, productos y técnicas que tienen el objetivo de administrar y proporcionar conocimiento sobre el medio, a través del análisis de datos de una empresa.  

Así pues, hablamos de inteligencia empresarial y analítica, ya que nos referimos al proceso de recolección de información que permite obtener insights, los cuales facilitan la transformación de datos en decisiones efectivas. Cabe destacar también su estrecha relación con el big data (y big data analytics), e incluso con la inteligencia artificial y el Internet de las cosas, todos ellos cada vez más presentes en el contexto empresarial actual. 

Sin embargo, no debemos confundirnos; los macrodatos o big data son distintos al Business Inteligence, aunque ambos conceptos traten, en general, sobre la extracción, gestión y análisis de datos.  

¿Cómo se clasifica la inteligencia empresarial?

Según el nivel de complejidad con el que se realice una solución de Business Intelligence, podemos observar: 

  • Informes: predefinidos o a medida, consultas (Queries) o cubos OLAP (Online Analytic Processing), y alertas. 
  • Análisis: estadístico, pronósticos (Forecasting), modelados predictivos o minerías de datos (Data Mining), optimización y minerías de procesos.  

¿Cómo es un proceso de inteligencia empresarial?

La inteligencia de negocio sigue cuatro pasos, mediante los cuales transforma datos sin procesar en conocimientos intuitivos y de fácil acceso para los usuarios de una empresa u organización. 

Las herramientas de inteligencia empresarial automatizan gran parte de los procesos, aumentando de esta forma la eficiencia de las empresas, que antes del BI solían llevarlos a cabo manualmente.  

  • Paso 1: Recopilación y transformación de datos. Las herramientas business intelligence agregan datos estructurados y no estructurados de distintos orígenes, usualmente a través del ETL (Extracción, Transformación y carga, o Load). Una vez transformados y remodelados, los datos son almacenados en una ubicación central, desde donde las aplicaciones los analizan.  
  • Paso 2: Búsqueda de patrones e incoherencias. A través de la minería de datos automatizada, se analizan los datos, con el objetivo de encontrar tendencias o valores incoherentes que permitan determinar cuál es el estado de la empresa. Si el sistema de inteligencia empresarial seleccionado incluye el modelado de datos, tendremos acceso también a una predicción de patrones y recomendaciones. 
  • Paso 3: Visualización de datos y conclusiones. Los informes de inteligencia artificial BI están presentados a través de visualizaciones de datos, que hacen más amena la comprensión de los resultados: diagramas y gráficos, paneles de datos o mapas interactivos facilitan que los usuarios entiendan el estado de la empresa, y las conclusiones del análisis.  
  • Paso 4: Ejecución de medidas y observación de resultados. Poder acceder a los datos históricos y a los actuales ofrece a las empresas la perspectiva necesaria para aplicar los conocimientos de la inteligencia y el análisis de negocios eficazmente. Las conclusiones de un informe o análisis permitirán realizar ajustes o cambios estratégicos inmediatos o a largo plazo, y una vez termine el proyecto en el que se han aplicado dichas soluciones, observar cuáles han sido los resultados llevará a un siguiente informe de Business Intelligence, ahora con nuevos insights sobre el uso de datos de la organización.  

La importancia de la inteligencia empresarial en una empresa 

Debido a la actual competitividad entre empresas y al entorno constantemente cambiante en el que coexisten, la inteligencia empresarial se erige como un elemento clave para las organizaciones.  

El porqué de su importancia es multifacético; por ejemplo, la información que proporciona sobre las opiniones de clientes puede llevar a obtener ingresos más elevados, y estas opiniones son parte de los datos que han sido previamente transformados por el BI. De no ser así, no podrían proporcionar información procesable o, en otras palabras, sin inteligencia empresarial las organizaciones no podrían utilizar esta información en sus presentes y futuras estrategias. 

Además, la visión general del estado de una empresa proporcionada por alguna herramienta de inteligencia artificial de negocio, facilita que se tomen mejores decisiones, que consigan lograr los objetivos de ventas y marketing. En consecuencia, el ROI puede verse acelerado.  

Por otro lado, un software de inteligencia empresarial es clave para aumentar la productividad, gracias a la automatización de tareas que, de ser llevadas a cabo de forma manual, obstaculizarían el crecimiento de la empresa.  

Herramientas de inteligencia empresarial 

Existen, principalmente, dos grandes grupos de herramientas de inteligencia empresarial. Por un lado, están los softwares especializados: módulos de SAP, Weka, Orange, Emburse Captio (análisis y gestión de datos), etc.  

Por otra parte, están las herramientas metodológicas, como el brainstorming (ideación), el diagrama de Pareto (para observar la causa-efecto de los proyectos) o el diagrama de flujo (representación de procesos).  

Ventajas del uso de herramientas para inteligencia empresarial

Aunque las ventajas de la inteligencia empresarial son numerosas, quizás la más destacable es la rapidez y eficacia con la que permite analizar la información de una empresa. Entre los demás beneficios, encontramos: 

  • Reducción de ineficiencias, gracias a la eficaz detección que las alertas inmediatas sobre valores atípicos de datos y problemas de clientes permiten. 
  • Toma de decisiones en base a un conocimiento detallado de los patrones de compra y el comportamiento de los clientes. Consecuentemente, se llega a la creación de perfiles holísticos de clientes, que llevan a la empresa a idear estrategias de marketing y crecimiento más detalladas y precisas. 
  • Obtención de una perspectiva general del estado de la empresa, a través de análisis que contrastan los datos históricos con los actuales. 
  • Reporting y aplicación de resultados inmediato y a tiempo real.  
  • Capacidad de analizar combinadamente la información tan interna como externa de diversas fuentes.  
  • Centralización de los datos, que lleva a una mayor transparencia y precisión.  

Ejemplos de uso de inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial puede aplicarse a una larga lista de ámbitos y sectores. Algunos de los más habituales son las asesorías y gestorías, los despachos, el sector sanitario y el área de transporte.  

Asesorías y Gestorías

Tanto asesorías como gestorías manejan una cantidad desmesurada de datos, que de ser analizados a través de, por ejemplo, documentos Excel, no resultarían útiles para la toma de decisiones estratégicas. Si, por ejemplo, aplicáramos herramientas de Business Intelligence, podríamos controlar la rentabilidad de los clientes más eficazmente, ya que nos ofrecerían una constante actualización de los datos de forma automática.  

Despachos

Igualmente, los despachos también deben gestionar mucha información, y obtener los datos (actualizados automáticamente) desglosados por departamentos y por tiempo de compleción que requieren aumentaría la productividad de sus procesos.  

Sanidad

La inteligencia empresarial aplicada al sector sanitario podría, por ejemplo, ayudar a establecer un modelo operativo con una herramienta de reporte automatizada, que permitiría que los centros hospitalarios monitorearan los indicadores esenciales de diversas operaciones.  

Transporte

Los sectores del transporte y la logística también se ven beneficiados por la inteligencia empresarial. Gracias a la visualización de datos que permite el BI, los transportistas tendrían un mejor y mayor conocimiento de su propia cadena de suministro, e identificarían problemas más rápidamente.  

Conclusiones

En conclusión, la inteligencia empresarial ofrece a las empresas una manera óptima de visualizar y utilizar sus datos, para que así la toma de decisiones y la realización de actividades no dependa de suposiciones poco fundamentadas, sino del comportamiento y los patrones demostrados por los clientes y de los problemas detectados en los anteriores y actuales procesos.  

Así pues, gracias a la precisión y la automatización que caracteriza sus herramientas, la inteligencia de negocio aumenta la productividad general de las organizaciones, y permite hacer pronósticos de tendencias detallados, agilizando de esta forma la solución de incidencias.