La metodología Kanban es la opción por la que empresas y profesionales se decantan, cada vez más a menudo, para organizar de forma óptima las tareas de sus equipos. Inicialmente centrada en procesos de fabricación, Kanban es ya aplicable a muchos de los contextos laborales, y actualmente es especialmente popular entre desarrolladores de software e ingenieros.  

Básicamente, Kanban ofrece una forma eficaz y visual para gestionar todo tipo de proyectos, y parte de un sistema muy intuitivo. A continuación, te contamos qué es este método, cómo funciona y qué ventajas tiene usarlo.

cuadro de mando de un ejemplo kanban

¿Qué es la metodología Kanban? 

La definición del método Kanban es sencilla: una forma clara de plasmar el trabajo de un equipo y la disponibilidad de cada uno de sus miembros, normalmente a través de un Tablero. En otras palabras, es un sistema de producción, una metodología que agiliza la administración de las tareas completadas, las que están en proceso y aquellas que aún no se han empezado, y que facilita la gestión de proyectos de todo tipo.  

Su característica principal es, precisamente, la que le da nombre: en japonés, Kan significa visual, y Ban, tarjeta. Su objetivo es presentar la información de manera organizada y sintetizada, para que pueda ser asimilada echando tan solo un vistazo. El Método Kanban para organizar tareas consiste, así pues, en una tabla que funciona a modo de lista de tareas, denominada tablero Kanban. En ella, distintas columnas permiten ver en qué estado se encuentra un proyecto o proceso en concreto, y uno puede añadir tantas especificaciones cómo necesite (tareas hechas, tareas por hacer, work-in-progress, notas, review, etc.). Su formato permite que todo el equipo entienda visualmente en qué estado está una tarea, agilizando así el equilibrio de trabajo entre sus miembros.  

Origen e historia del método Kanban 

El Método de Kanban fue desarrollado a finales de los años 40 por el ingeniero japonés Taiichi Ohno, mientras trabajaba en Toyota Production System (TPS). Ohno buscaba un método para gestionar la producción en base a la demanda de los clientes (en lugar de simplemente fabricar y, a posteriori, intentar vender), para así lograr una producción ajustada, según la wikipedia. 

Ante la necesidad de estar pendiente de qué pieza de inventario o qué producto nuevo demandaba el cliente, surgió la técnica Kanban, la cual pasaría a asentar las bases del Lean Manufacturing. Es por este motivo que al presentar qué es Kanban, hemos mencionado los procesos de fabricación, ya que son lo que plasmaban las tablas originales (a pesar de que hoy en día el sistema de Ohno se aplique a muchos más contextos).  

Ventajas y desventajas del método Kanban 

Una vez vista su definición, pasemos a la siguiente pregunta: ¿Qué ventajas ofrece la metodología Kanban? Y aunque es cierto que es una metodología muy completa, ¿tiene alguna desventaja? ¿Puede tu equipo beneficiarse de sus cualidades? 

Las virtudes del sistema están claras: 

  • Es transparente. Plasma el ritmo de trabajo de cada persona, con lo que, si alguien ha terminado un proceso o actividad, puede iniciar alguna de las que están por hacer.  
  • Ni más ni menos producción. Visualizar qué tareas o qué producto se necesita y con qué urgencia o cantidad evita la ineficiencia, y permite priorizar tareas con solo un vistazo.  
  • Planificación y flexibilidad óptimas. La rotación entre miembros de un mismo equipo para solventar tareas incrementa, ya que la comunicación resulta mucho más fácil. Cada día hay más empresas que trabajan en remoto, o equipos formados por trabajadores situados en diferentes partes del mundo, y el Kanbanflow permite que la organización de una jornada laboral esté igual de clara que cuando se asiste presencialmente.

    Sin embargo, es cierto que… 

    • Si tu equipo no es técnico, puede que no sea para ti. Así como otras metodologías de planificación Lean y agile (Scrum, Asana, Trello, etc.), Kanban puede resultar algo más difícil de adaptarse a un entorno menos técnico que, por ejemplo, un software. De todas formas, no es para nada inviable, ya que Kanban es muy intuitivo.  
    • Echar un vistazo y ver todo lo que hay que hacer es útil, pero si el flujo de trabajo es muy elevado, puede resultar algo agobiante ver tantas tareas en curso y/o por hacer. Idealmente, las tareas deberían irse solventando; de lo contrario, el tablero puede llegar a ser caótico en lugar de organizado y claro.  

     ¿En qué principios se basa el método Kanban?  

    Kanban es una metodología agile, ya que, igual que los otros métodos que se insieren en esta misma categoría, permite organizar los procesos internos de un proyecto y/o un equipo. Sin embargo, se distingue del resto a través de una serie de principios. 

    • Visualización inmediata. Kanban proporciona un sistema fácil de entender, ya que es, al fin y al cabo, una actualización del método tradicional de la lista de tareas por hacer.  
    • Organizar y mejorar. Aunque su característica principal sea la de gestionar trabajo, es cierto que poder ver de forma clara la evolución de un proyecto ayuda a obtener feedback sobre la eficacia de ciertos procesos, por lo que se da lugar a una mejora constante en la forma de trabajar.  
    • ¿Qué hago primero? Entender qué priorizar y qué responsabilidad tiene cada miembro es esencial para distribuir bien las diversas tareas. Kanban ofrece un método natural sobre el que basarse para asignar y aceptar procesos por hacer. 
    • Responder desde todos lados. Al mostrar de forma clara qué se está llevando a cabo y quién lo está haciendo, Kanban permite que diferentes miembros de un mismo equipo se ayuden más fácilmente los unos a los otros, ya que su capacidad de respuesta se ve incentivada.    

      ¿Cuáles son las practicas básicas de la metodología Kanban?

      Vistos sus principios, pasemos a continuación a analizar sus prácticas: 

      • Visualizar. Como ya hemos dicho antes, el método Kanban se caracteriza por sus tableros, distribuidos por columnas que indican diferentes características de los procesos y/o proyectos que se estén desempeñando. Las 3 columnas básicas son: “Por hacer”, “En curso” y “Hecho”, pero es interesante añadir, por ejemplo, una cuarta con “Comentarios”, en caso de que fueran necesarios.  
      • Límites de trabajo. Para que Kanban fluya, debemos aplicar un sistema de producción de arrastre (pull) como en el que se inspiró Ohno al crear el método; “arrastramos” una tarea de una columna a otra solo cuando haya disponibilidad para que esta pueda completarse, y así evitar la acumulación de procesos pendientes.  
      • Sin interrupciones. El flujo de trabajo de Kanban se basa en la continuidad y el movimiento, por lo que debemos minimizar las interrupciones que atrasen el camino de una tarea hasta la columna de “Hecho”. 
      • Trabajo en equipo. Como ya hemos visto, es interesante que el insight ganado al completar una tarea se comparta con los demás miembros del equipo. De esta forma, el objetivo común será más fácilmente asequible.  
      • Retroalimentación. Acorde con lo que hemos visto, esta comunicación entre miembros debe existir. Hacer reuniones en las que cada persona comenta su experiencia con las tareas del tablero que ha realizado es también una parte esencial del método Kanban, ya que proporciona un circuito de retroalimentación esencial para futuros problemas y resoluciones.  
      • La colaboración es la clave. En resumen, Kanban necesita que el trabajo en equipo exista de forma tangible. Los miembros que usen una misma tabla deben ser capaces de llegar a un consenso cuando tomen decisiones, para así agilizar la resolución de problemas.  

        ¿Cómo funciona un tablero Kanban?

        Es sencillo: en distintas columnas se especifica el flujo de valor (los pasos por los que debe pasar una tarea), y los elementos de trabajo se escriben en tarjetas de distintos colores. Las filas horizontales (swimlanes) sirven para permitir que equipos enteros usen el mismo tablero. Lo ideal es poner un límite de capacidad en algunas columnas para evitar, como explicábamos antes, que el flujo de trabajo se obstruya. 

        Ejemplo de un método Kanban 

        Si estás empezando de 0, lo ideal es crear un tablero Kanban simple, de tres o cuatro columnas. El resultado sería este: una visión clara de las tareas, sin que para ello sean necesaria más información:

        ejemplo de tablero kanban

        Ejemplos de software Kanban 

         Las empresas de software son quienes más provecho le sacan en la actualidad al método Kanban. Para organizar una tabla Kanban software, los pasos a seguir son los mismos, pero en la columna de “En curso” es habitual encontrar pasos como “Desarrollo”, “Verificación” y “Realización”, específicos de los procesos característicos de este entorno. Básicamente, se trata de un ambiente técnico y funcional, por lo que se espera que la tabla Kanban que sea utilizada tenga muchas columnas.  

        Conclusiones

        Kanban es el método que buscas, siempre y cuando estés dispuesto a acatar sus principios y prácticas: visualizar el flujo de trabajo, establecer límites en determinadas fases del proceso, mantener activa la comunicación interna, etc. Si aún no le has dado una oportunidad, quizás sea la herramienta que estabas buscando.